Świadectwo pracy - co powinno zawierać? 

I. Istota i charakter prawny oraz termin wydania

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy (dalej: k.p.), w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Ustawodawca nie uzależnia tego obowiązku od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (np. zwrotu sprzętu służbowego czy obiegówki) – wstrzymywanie wydania dokumentu z tego powodu jest bezprawne.

Co do zasady, świadectwo pracy powinno zostać wydane w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza on nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Jeżeli wydanie dokumentu pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca ma 7 dni na przesłanie go za pośrednictwem operatora pocztowego lub w inny sposób.

II. Elementy obligatoryjne – co musi zawierać dokument?

Zakres informacji, które bezwzględnie muszą znaleźć się w świadectwie pracy, określa art. 97 § 2 k.p. oraz szczegółowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Należą do nich przede wszystkim:

  1. Okres i rodzaj wykonywanej pracy: Dokładne daty zatrudnienia, wymiar etatu (oraz jego ewentualne zmiany) i zajmowane stanowiska.
  2. Tryb i podstawa prawna ustania stosunku pracy: Należy precyzyjnie wskazać, czy umowa rozwiązała się za wypowiedzeniem (i której strony), za porozumieniem stron, wraz z upływem czasu, czy też bez wypowiedzenia (np. dyscyplinarnie w trybie art. 52 k.p.).
  3. Urlop wypoczynkowy: Liczba dni urlopu wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, oraz informacja o ewentualnym wypłaceniu ekwiwalentu. Zapobiega to dwukrotnemu wykorzystaniu urlopu u różnych pracodawców w tym samym roku.
  4. Uprawnienia rodzicielskie: Wykorzystany urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski oraz wychowawczy.
  5. Okresy nieskładkowe: Czyli m.in. dni niezdolności do pracy z powodu choroby, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek (kluczowe dla ZUS).
  6. Zajęcia komornicze: Informacja o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym, ze wskazaniem komornika i numeru sprawy.
  7. Praca w szczególnych warunkach: Informacja niezbędna do ustalenia prawa do emerytury pomostowej.

III. Elementy fakultatywne – wpisywane na żądanie pracownika

Istnieje wąski katalog informacji, które pracodawca umieszcza w świadectwie pracy wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik złoży stosowne żądanie (art. 97 § 2 k.p. zdanie drugie). Są to:

  • Informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia za pracę.
  • Informacje o uzyskanych w trakcie zatrudnienia kwalifikacjach (np. ukończonych kursach czy szkoleniach sfinansowanych przez pracodawcę).

IV. Czego w świadectwie pracy wpisywać NIE WOLNO?

Świadectwo pracy jest dokumentem o charakterze obiektywnym i informacyjnym. W związku z tym, bezwzględnie zakazane jest zamieszczanie w nim ocen, opinii czy referencji na temat pracownika.

Ponadto, pracodawca nie może wpisywać do świadectwa informacji o nałożonych na pracownika karach porządkowych (upomnieniach, naganach czy karach pieniężnych). Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy naruszenie obowiązków pracowniczych skutkowało rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.) – wówczas jednak sam ten fakt znajduje odzwierciedlenie w punkcie dotyczącym trybu rozwiązania umowy.

V. Tryb sprostowania i roszczenia pracownicze

Błędy w świadectwie pracy mogą mieć dla pracownika dotkliwe konsekwencje (np. niższy zasiłek, brak prawa do urlopu). Ustawodawca przewidział rygorystyczny tryb odwoławczy uregulowany w art. 97 § 2¹ k.p.:

  1. Wniosek do pracodawcy: Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie.
  2. Droga sądowa: W razie nieuwzględnienia wniosku przez pracodawcę (odmowy sprostowania), pracownikowi przysługuje, w ciągu kolejnych 14 dni od zawiadomienia o odmowie, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania do sądu pracy.

Dodatkowo, art. 99 k.p. przewiduje roszczenie odszkodowawcze. Przysługuje ono pracownikowi z tytułu szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Warunkiem jest jednak udowodnienie przez pracownika, że z powodu tego zaniedbania nie mógł on podjąć innej, nowej pracy. Odszkodowanie takie jest limitowane i przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłużej jednak niż za 6 tygodni.